Khi cân nhắc quản lý phòng khám bằng Excel hay phần mềm, đơn thuốc hóa dược, sinh phẩm cho người bệnh ngoại trú phải kê trên phần mềm, không còn để Excel được: từ ngày 01/01/2026, phòng khám phải kê đơn thuốc hóa dược, sinh phẩm cho người bệnh ngoại trú bằng hình thức điện tử, và một bảng tính không ký số hay gửi đơn đi được. Lịch hẹn, danh sách khách và doanh thu thì vẫn có thể để Excel, cho tới khi số liệu giữa các bộ phận bắt đầu lệch nhau và nhân viên tốn nhiều giờ để đối chiếu.
Chưa có số đo nào cho biết Excel không còn đáp ứng được ở quy mô bao nhiêu người hay bao nhiêu khách. Vì vậy bạn nên tự đối chiếu phòng khám mình với từng dấu hiệu, rồi tính chi phí hai bên bằng số của chính mình.
Quản lý phòng khám bằng Excel hay phần mềm: quy định đã buộc phần nào?
Có hai việc phòng khám phải làm trên phần mềm: kê đơn thuốc hóa dược, sinh phẩm cho người bệnh ngoại trú và, với một số phòng khám, hồ sơ bệnh án. Phần còn lại vẫn do bạn quyết định.
Với kê đơn, Thông tư 26/2025/TT-BYT yêu cầu các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh không phải bệnh viện kê đơn thuốc hóa dược, sinh phẩm trong điều trị ngoại trú bằng hình thức điện tử trước ngày 01/01/2026. Đơn điện tử phải được lập, ký số, chia sẻ và lưu trữ bằng phương thức điện tử, và có giá trị pháp lý như đơn giấy. Bác sĩ lập đơn trên hệ thống thông tin của phòng khám, và hệ thống này phải kết nối với Hệ thống đơn thuốc quốc gia. Excel giúp bạn gõ tên thuốc cho nhanh, nhưng không ký số và không gửi đơn lên hệ thống đó được. Nếu bác sĩ của bạn vẫn in đơn từ một file Excel, đó là việc cần đổi trước mọi việc khác.
Với hồ sơ bệnh án, Thông tư 13/2025/TT-BYT yêu cầu các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh không phải bệnh viện, có người bệnh điều trị nội trú, điều trị ban ngày và điều trị ngoại trú hoàn thành hồ sơ bệnh án điện tử chậm nhất ngày 31/12/2026. Thông tư cũng nêu hạ tầng tối thiểu gồm máy trạm, mạng, máy chủ và thiết bị lưu trữ dữ liệu, có cả lưu trữ dự phòng.
Bạn nên hỏi Sở Y tế nơi cấp phép xem phòng khám mình có thuộc nhóm này không trước khi lên kế hoạch mua phần mềm, vì câu trả lời quyết định bạn cần phần mềm làm những gì.
Excel thật ra làm được những gì cho phòng khám?
Excel làm được nhiều hơn nhiều người nghĩ. Khi bạn đặt file trên OneDrive hoặc SharePoint của Microsoft 365, nhiều người có thể cùng sửa một bảng tính một lúc. Excel còn giữ lịch sử phiên bản: bạn mở danh sách các bản đã lưu, thấy ngày giờ của từng bản và khôi phục lại một bản cũ của cả file.
Chỗ khó nằm ở lúc nhiều người cùng làm. Theo trang hỗ trợ của Microsoft, khi một người sắp xếp hoặc lọc dữ liệu, màn hình của những người đang cùng sửa file cũng đổi theo, và lệnh Hoàn tác có thể không chạy như bạn mong đợi. Giả sử lễ tân và tư vấn viên cùng mở file lịch hẹn. Lễ tân lọc theo tên bác sĩ để xếp lịch buổi chiều. Trên máy tư vấn viên, danh sách khách đang gọi bỗng ngắn lại, và tư vấn viên tưởng mình vừa xóa nhầm mấy khách.
Lịch sử phiên bản đưa cả file về một thời điểm cũ. Nếu một người gõ sai số tiền lúc 10 giờ sáng và năm người khác ghi thêm tới chiều, khôi phục về bản 9 giờ thì mất luôn phần việc đúng của năm người kia.
Kể cả khi đã kê đơn và làm bệnh án trên phần mềm, Excel vẫn hợp với những việc ít người sửa: một bảng tạm để lên danh sách gọi khách trong tuần, một báo cáo phụ mà chỉ kế toán mở, một bảng so sánh giá vật tư. Bạn không cần bỏ Excel, chỉ cần thôi bắt nó giữ những dữ liệu cả phòng khám cùng ghi vào.
Dấu hiệu nào cho thấy phòng khám đã vượt Excel?
Dấu hiệu rõ nhất là cùng một khách nhưng mỗi bộ phận ghi số dịch vụ khác nhau. Khi lễ tân giữ file lịch hẹn, tư vấn viên giữ file khách tiềm năng và bác sĩ ghi dịch vụ đã làm vào một file nữa, mỗi người cập nhật vào lúc khác nhau. Cuối ngày, ba file nói ba chuyện.
Giả sử cuối tháng kế toán gom số từ file của lễ tân, tư vấn viên và bác sĩ để tính hoa hồng. Với cùng một khách, file lễ tân ghi khách làm hai dịch vụ, file tư vấn ghi một, file bác sĩ ghi ba. Kế toán phải gọi từng người hỏi lại, và việc tính hoa hồng kéo dài thêm vài ngày. Nếu hoa hồng và chỉ tiêu của nhân viên đang được tính tay như vậy mỗi tháng, đó là dấu hiệu thứ hai.
Dấu hiệu thứ ba là bạn phải hỏi từng bộ phận mới biết hôm nay phòng khám có bao nhiêu khách, thu được bao nhiêu, ai chưa thanh toán. Khi dữ liệu nằm trong nhiều file, bạn chỉ thấy tình hình qua lời kể của từng người. Nếu bạn nhận ra mình đang ở cảnh này, bài về những điểm nghẽn trong quản lý phòng khám giúp bạn soi rộng hơn chuyện công cụ.
Dấu hiệu thứ tư là khách cần tái khám bị bỏ sót hoặc được nhắc sai lúc. Giả sử một khách vừa xong liệu trình và cần quay lại sau một tháng. Tên khách nằm trong file riêng của một tư vấn viên, và tư vấn viên đó nghỉ việc giữa chừng. Không ai biết phải gọi khách, nên khách sang phòng khám khác.
Dấu hiệu thứ năm là bạn khó chia quyền xem. Nếu bạn muốn lễ tân chỉ thấy lịch hẹn mà không thấy doanh thu hay hoa hồng của đồng nghiệp, việc chia quyền xem trên file bắt đầu khó.
Dấu hiệu nào cũng làm nhân viên mất giờ đối chiếu các file cho khớp. Bạn có thể ghi lại mỗi tuần ai mất bao nhiêu giờ cho việc đó, rồi dùng con số ấy khi so chi phí giữa giữ Excel và thuê phần mềm.
Chuyển sang phần mềm tốn bao nhiêu so với giữ Excel?
Không có một con số chung cho câu hỏi này, vì giá phần mềm khác nhau theo nhà bán, theo gói và theo số bàn khám. Cách thực tế là đổi số giờ công Excel đang lấy thành tiền, rồi so với giá niêm yết của vài nhà bán.
Để so, đây là giá niêm yết của hai nhà bán trên website của họ vào tháng 10/2026, có thể đổi bất cứ lúc nào:
| Nhà bán | Cách tính | Mức niêm yết |
| Bambu (phần mềm nha khoa) | phí sử dụng trả một lần, cộng phí hằng năm | 5.000.000đ trả một lần; gói Fit 1: năm đầu 6.200.000đ, từ năm thứ hai 1.200.000đ một năm; gói Fit 3: năm đầu 8.000.000đ, từ năm thứ hai 3.000.000đ một năm |
| QAS, gói Cơ Bản | thuê theo tháng, tính theo bàn khám | từ 650.000đ một tháng, gồm 1 bàn khám; thêm mỗi bàn 350.000đ |
Giả sử kế toán của bạn mất 20 giờ mỗi tháng để gom, đối chiếu và sửa số doanh thu, hoa hồng từ các file, và một giờ công của kế toán là 50.000đ. Mỗi tháng phòng khám trả 1.000.000đ chỉ cho việc này, tức 12.000.000đ một năm. Đây là phép tính "nếu" với số tự đặt, bạn thay bằng số giờ và tiền công thật của phòng khám mình.
Phép tính trên mới có tiền công của kế toán, chưa tính giờ lễ tân sửa lịch trùng hay giờ bạn gọi hỏi từng bộ phận. Khoản khó tính nhất là khách tái khám bị bỏ sót, vì bạn không biết họ đã đi đâu. Khi bạn đặt khoản tiền công này cạnh giá niêm yết, bạn sẽ biết mình đang so hai khoản tiền thật, không phải so "miễn phí" với "phải trả".
Chuyển từ Excel sang phần mềm cần chuẩn bị gì?
Việc đầu tiên là dọn dữ liệu trước khi nhập. Phần mềm chỉ ghi đúng khi cả phòng khám đã thống nhất ai ghi gì, ghi lúc nào, nên bạn sắp lại việc này trước khi chọn công cụ. Bài về quản lý phòng khám nói kỹ hơn về con người, quy trình và dữ liệu.
Khi chuẩn bị chuyển, bạn làm theo thứ tự:
- Sao lưu toàn bộ file Excel gốc ra một chỗ riêng, không ai sửa vào.
- Gộp khách trùng theo số điện thoại, vì cùng một khách thường có nhiều dòng với tên gõ khác nhau.
- Nhập thử một phần, ví dụ khách của một tháng, rồi đối chiếu số khách và số tiền với file gốc.
- Chọn một ngày cụ thể để cả phòng khám thôi cập nhật Excel và chỉ ghi vào phần mềm.
Đừng bỏ bước thứ tư. Nếu nhân viên vừa ghi vào phần mềm vừa ghi vào Excel, chỉ vài tuần sau hai nơi đã lệch nhau, và bạn lại phải đối chiếu như trước.
File Excel của bạn chứa tên, số điện thoại và thông tin khám của bệnh nhân. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ 01/01/2026, nên bạn cũng cần biết ai đang giữ bản sao những file này, kể cả bản tải về máy riêng của nhân viên.
Nên làm gì tiếp theo?
Bạn hãy bắt đầu từ phần việc bắt buộc. Nếu phòng khám còn kê đơn bằng Excel hoặc chưa biết mình có thuộc nhóm phải làm bệnh án điện tử, hãy hỏi Sở Y tế nơi cấp phép trước. Sau đó, bạn đếm xem phòng khám đang gặp bao nhiêu trong năm dấu hiệu trên, và tính số giờ công mà Excel đang lấy mỗi tháng.
Nếu bạn quyết định chuyển, bài cách chọn phần mềm quản lý phòng khám giúp bạn chấm từng phần mềm theo tiêu chí. Khi đi xem demo, bạn mang theo file Excel đang dùng, để đối chiếu xem phần mềm ghi những gì phòng khám đang ghi trong file Excel. Bạn có thể đăng ký xem demo với CluvixHealth để trao đổi về quy trình của phòng khám mình.
Câu nên hỏi Sở Y tế và nhà cung cấp trước khi quyết định:
- Phòng khám của tôi, theo giấy phép hiện tại, có thuộc nhóm phải triển khai hồ sơ bệnh án điện tử trước ngày 31/12/2026 không?
- Phần mềm có kết nối với Hệ thống đơn thuốc quốc gia để gửi đơn điện tử không?
- Giá tính theo bàn khám, theo người dùng hay theo chi nhánh, và năm thứ hai trở đi tôi trả bao nhiêu?
- Nhà cung cấp có nhập giúp dữ liệu từ file Excel của tôi không, và tôi tự đối chiếu sau khi nhập bằng cách nào?
Nguồn tham khảo
- Bộ Y tế, Thông tư 26/2025/TT-BYT quy định về đơn thuốc và việc kê đơn thuốc hóa dược, sinh phẩm trong điều trị ngoại trú, 30/06/2025
- Bộ Y tế, Thông tư 13/2025/TT-BYT hướng dẫn triển khai hồ sơ bệnh án điện tử, 06/06/2025
- Microsoft, Cộng tác và đồng tác giả tài liệu
- Microsoft, Làm việc cùng nhau trên các tài liệu Office
- Microsoft, Khôi phục phiên bản trước của tệp Excel
- Bambu, Bảng giá phần mềm quản lý phòng khám nha khoa
- QAS, Chi phí phần mềm quản lý phòng khám
- Bộ Công an, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân chính thức có hiệu lực từ 01/01/2026