HIS + EMR: quản lý phòng khám và hồ sơ người bệnh trên một hệ thống

Nhiều phòng khám bắt đầu bằng một phần mềm đặt lịch, thêm một file Excel cho kho thuốc, rồi một công cụ khác để in hoá đơn. Mỗi thứ chạy được, nhưng người bệnh thì đi qua tất cả. Tên và số điện thoại bị gõ lại ở quầy, đơn bác sĩ kê phải đọc lại ở nhà thuốc, số thuốc xuất phải trừ tay khỏi bảng kho, và cuối ngày thu ngân đối chiếu giấy tờ để biết ai đã trả tiền.

Điểm khác của một hệ thống liền mạch là bạn theo được một người bệnh từ đầu đến cuối mà không đổi ứng dụng. Mỗi chặng là một phân hệ riêng, nhưng cùng dùng một hồ sơ người bệnh và cùng một tài khoản đăng nhập.

• Tiếp nhận: khách đã hẹn được check-in từ danh sách lịch hẹn, khách vãng lai được tạo hồ sơ mới và ghi giờ có mặt ngay trong lúc tạo.
• Khám: điều dưỡng ghi sinh hiệu, bác sĩ khám và chẩn đoán theo mã ICD-10 trong bệnh án điện tử.
• Cận lâm sàng và dịch vụ: bác sĩ chỉ định ngay trong lượt khám, kết quả và tài liệu đính kèm nằm cùng hồ sơ.
• Kê đơn và xuất thuốc: đơn bác sĩ kê hiện ở nhà thuốc, xuất thuốc thì trừ kho đúng lô.
• Thu tiền: thu ngân xem phần BHYT, phần người bệnh trả và số đã thanh toán của lượt khám.
• Sau khám: hồ sơ chuyển sang chăm sóc khách hàng, nhắc tái khám và theo dõi tiến trình.

Ở quầy, phần mềm ghi ba mốc thời gian của một lượt: lúc khách đến, lúc bắt đầu và kết thúc điều trị, lúc ra về. Nhờ vậy bạn trả lời được những câu rất đời thường như khách chờ bao lâu hay một ca chiếm bao nhiêu phút. Với phòng khám có khám bệnh, việc này làm ở màn hình Tiếp nhận – Khám bệnh của EMR, nơi lễ tân, điều dưỡng và bác sĩ nhìn cùng một hàng chờ trong ngày.

Đơn thuốc là chỗ bệnh án gặp kho. Cùng một đơn có thể mở từ bệnh án, từ màn hình Đơn thuốc của nhà thuốc hoặc từ thẻ Đơn thuốc trong hồ sơ người bệnh, và cả ba nơi cập nhật cùng lúc. Khi nhà thuốc bấm xuất thuốc, phần mềm tìm trong các lô còn hàng, trừ kho đúng lô và đánh dấu đơn đã xuất. Kho thuốc quản theo lô và hạn dùng, nên bảng điều khiển cho biết lô nào sắp hết hạn trong 30 hoặc 90 ngày và thuốc nào tồn thấp.

Thuốc và vật tư y tế nằm ở hai phân hệ khác nhau. Kho vật tư lo găng tay, kim tiêm, vật liệu nha khoa: phiếu nhập, phiếu xuất cho từng ca, chuyển kho giữa các chi nhánh, kiểm kê và điều chỉnh tồn có lý do. Giữ chỗ vật tư khoá sẵn phần cần cho ca đã hẹn và có thể tự chọn lô gần hết hạn trước. Khi nhà sản xuất thông báo thu hồi, phiếu thu hồi lọc theo mã lô để bạn biết còn bao nhiêu trong kho. Chi tiết nằm ở trang kho thuốc.

Ở quầy thu ngân, EMR cho thấy mỗi lượt khám còn phải thu bao nhiêu, tách phần bảo hiểm y tế và phần người bệnh trả. Hoá đơn điện tử được phát hành từ đơn hàng và phiếu thu, kết nối với các nhà cung cấp hoá đơn điện tử phổ biến như Viettel, MISA, VNPT bằng chính tài khoản phòng khám đang có, nên không phải xuất dữ liệu ra rồi nhập lại sang phần mềm khác.

Phần kết nối ngành y tế được cấu hình một lần cho từng cơ sở: gửi đơn thuốc lên Cổng đơn thuốc điện tử quốc gia theo quy định của Bộ Y tế, ký số bệnh án bằng chứng thư số CA theo Thông tư 46/2018/TT-BYT. Đơn gửi lỗi do mạng được tự gửi lại theo số lần cấu hình. Với thuốc gây nghiện, hướng thần, mọi lần nhập, xuất, điều chỉnh hay tiêu huỷ được ghi thành nhật ký không sửa được, phục vụ đối chiếu khi cơ quan quản lý dược kiểm tra.

Một hồ sơ chung không có nghĩa là ai cũng mở được mọi thứ. Mỗi nhân viên được gán một vai trò, và phòng khám tự đặt tên vai trò rồi chọn quyền cho từng vai trò. Quyền đi tới từng thao tác: xem danh sách, tạo mới, cập nhật, thao tác mở rộng và xoá. Vì thế lễ tân có thể tạo lịch hẹn mà không mở được bảng lương, điều dưỡng xem được hồ sơ khám nhưng không xoá được nó.

Quyền được máy chủ kiểm tra ở mọi thao tác gửi lên, không chỉ ẩn nút trên màn hình. Nhóm người dùng thường gặp của bệnh án là bác sĩ, điều dưỡng, tiếp nhận và thu ngân; nhà thuốc và kho do dược sĩ, thủ kho, quản lý phụ trách. Nên bắt đầu bằng ít quyền rồi mở thêm khi cần.

Khi mở cơ sở thứ hai, câu hỏi đầu tiên là số liệu hai nơi có lẫn vào nhau không. Cluvix Health trả lời bằng khái niệm chi nhánh. Khách hàng, lịch hẹn, phiếu khám, đơn hàng, thu chi và kiểm kê đều mang dấu cơ sở phát sinh, nên bạn xem được hôm nay từng cơ sở khám bao nhiêu ca. Bảng giá, mẫu bệnh án và mẫu in là danh mục chung của thương hiệu, khai một lần cho cả chuỗi.

Mỗi tài khoản được gán danh sách chi nhánh cụ thể, người phụ trách nhiều cơ sở được gán nhiều chi nhánh. Phòng khám có thể bật riêng quyền tìm kiếm xuyên các cơ sở cho vai trò cần thiết, trong khi báo cáo và bệnh án vẫn giữ ranh giới từng cơ sở. Kho cũng theo chi nhánh: thuốc và vật tư chuyển được giữa các kho khi nơi này thiếu, nơi kia thừa, và khi gửi đơn thuốc theo lô thì các đơn phải thuộc cùng một chi nhánh.

Lượt khám xong không có nghĩa là hồ sơ ngừng làm việc. Tiến trình khách hàng tự đổi theo việc bạn làm, từ đặt hẹn, khách đến, đang điều trị đến hoàn thành, nên không ai phải cập nhật tay. Phần mềm còn chạy nền một số việc theo lịch: nhắc chăm sóc đến hạn, cảnh báo đợt điều trị để lâu chưa khám lại, và tự khoá bệnh án sau thời gian quy định.

Ca khó cần nhiều người cùng quyết, chẳng hạn bác sĩ và tư vấn viên trước khi trả lời khách. Từ hồ sơ người bệnh bạn mở kênh trao đổi nội bộ gắn đúng hồ sơ đó, nên ba tháng sau mở lại vẫn thấy ai dặn gì.

Ghép nhiều phần mềm rời vẫn chạy được, nhưng bạn phải tự lo phần nối: ai chép dữ liệu, ai đối chiếu, ai chịu trách nhiệm khi hai nơi ghi khác nhau. Với một nền tảng liền mạch, phần nối đã nằm sẵn trong sản phẩm. Đổi lại, bạn cần dành thời gian khai báo ban đầu: cơ sở, chi nhánh, vai trò, danh mục thuốc và vật tư. Chúng tôi khuyên đi từng phân hệ, bắt đầu từ đặt lịch và bệnh án.