Hoá đơn & kế toán

Tiền vào phòng khám rải ở nhiều quầy: tiền mặt trong két, chuyển khoản, ví điện tử. Tiền ra cũng nằm ở nhiều chỗ, còn khoản khách đóng trước hay còn nợ thì thường chỉ nằm trong trí nhớ của một vài nhân viên. Khi thu chi ghi trên giấy hoặc bảng tính, câu hỏi "tháng này thực sự lãi bao nhiêu, ai còn nợ, két lệch vì đâu" phải chờ đến cuối tháng mới có người ngồi cộng lại.

Module Kế toán gom dòng tiền đó về một nơi, dành cho kế toán, thu ngân, quản lý và chủ phòng khám. Bảng điều khiển hiện ngay doanh thu, chi phí, lợi nhuận của tháng và tổng công nợ phải thu.

Với khách của phòng khám, việc thu tiền bắt đầu ở thẻ Thanh toán trong hồ sơ khách hàng. Có ba nút cho ba tình huống: thêm cọc khi khách đóng trước và chưa gắn vào dịch vụ nào, thanh toán khi thu tiền cho một dịch vụ cụ thể, và trả góp khi thu một kỳ đến hạn. Thu làm nhiều lần thì mỗi lần là một dòng, phần mềm tự cộng lại và trừ vào công nợ của đơn hàng, và từng dòng có thể in phiếu ngay tại quầy.

Kế hoạch trả góp được lập từ lúc tạo đơn hàng, lúc thu chỉ việc tích kỳ đến hạn và số tiền tự điền. Với lượt khám trong bệnh án điện tử, màn hình Thanh toán cho thu ngân bốn con số trên mỗi dòng: tổng phí, phần BHYT, phần người bệnh trả và số đã thanh toán, nên người ở quầy đọc được ngay khách còn phải trả bao nhiêu.

Khoản khách đóng trước là chỗ dễ sai sổ, vì tiền đã vào quỹ nhưng dịch vụ chưa làm. Phần mềm tách riêng: đặt cọc (tạm ứng) gắn với một dịch vụ hoặc lịch hẹn và có ngày hẹn quay lại, còn ký gửi gắn với khách để dùng dần cho nhiều dịch vụ. Khi đặt cọc, nhân viên chọn loại cọc và bắt buộc ghi nội dung để sau này còn giải thích được.

Một khoản cọc chỉ có hai đường ra: chuyển thành tiền dịch vụ, hoặc hoàn lại bằng phiếu hoàn trả tạm ứng. Cho tới lúc đó, tổng cọc đang giữ là khoản phòng khám còn nợ khách, chứ chưa phải doanh thu. Nếu khách đã dùng dịch vụ rồi mới dừng, phiếu hoàn dịch vụ ghi khoản giảm trừ doanh thu của kỳ, khác với hoàn cọc vì tiền này từng được tính là doanh thu.

Cùng một lần khách trả tiền, phiếu thanh toán nhìn từ phía đơn hàng, còn phiếu thu nhìn từ phía chứng từ, với mã riêng đọc ra được chi nhánh và kỳ. Tách tiền dịch vụ khỏi tiền cọc khi lên báo cáo chỉ là một cú lọc theo loại thanh toán. Mỗi phiếu có ngày thanh toán, là lúc ghi nhận vào đơn, và ngày thu tiền, là lúc tiền thực sự vào quỹ; khi đối soát quỹ, mốc cần khớp là ngày thu tiền.

Sổ quỹ khai từng nơi giữ tiền, như két quầy hay tài khoản ngân hàng, mỗi nơi với số dư đầu và hình thức thanh toán tương ứng để phiếu thu tự chạy vào đúng quỹ. Cuối ca, thu ngân nhập tiền đếm được, phần mềm tự tính chênh lệch so với tiền hệ thống và lưu lại lần đối soát cùng phần giải thích. Số lệch dương hay âm gợi ngay hướng tìm: có khoản thu chưa ghi phiếu, hay khoản chi hoặc tiền nộp ngân hàng chưa ghi giao dịch quỹ.

Khách cần hoá đơn cho khoản đã thanh toán, ví dụ công ty thanh toán cho nhân viên, thì hoá đơn điện tử được phát hành ngay từ đơn hàng và phiếu thu. Cluvix Health kết nối với các nhà cung cấp hoá đơn điện tử mà tài liệu nêu tên là Viettel, MISA và VNPT, bằng chính tài khoản hoá đơn phòng khám đang có, nên không phải xuất dữ liệu ra rồi nhập tay sang phần mềm hoá đơn riêng. Kết nối khai chung hoặc riêng từng chi nhánh.

Danh sách hoá đơn lọc theo trạng thái phát hành và cho thấy ba con số của từng hoá đơn: tiền trước thuế, tiền thuế và tổng cộng. Chính ba con số này đi vào báo cáo VAT đầu ra. Hoá đơn nên phát hành khi khoản tiền đã được ghi nhận thanh toán, để số trên hoá đơn luôn khớp với phiếu thu và không phải điều chỉnh về sau.

Hoá đơn nhận từ nhà cung cấp, như vật tư hay dịch vụ thuê ngoài, được lưu ở mục hoá đơn đầu vào với nhà cung cấp, mã số thuế, số hoá đơn, ký hiệu, ngày hoá đơn, tiền trước thuế và thuế suất. Ô kỳ kê khai quyết định hoá đơn nằm ở báo cáo nào: hoá đơn đề ngày cuối tháng nhưng nhận được sang tháng sau vẫn có thể kê vào kỳ sau, miễn là bạn điền đúng kỳ.

Báo cáo thuế VAT cộng sẵn ba thẻ số liệu cho mỗi kỳ: VAT đầu ra từ hoá đơn điện tử đã phát hành, VAT đầu vào từ hoá đơn đầu vào, và VAT phải nộp là hiệu của hai số đó. Hai bảng kê bên dưới liệt kê từng hoá đơn, nên khi con số tổng trông lạ, bạn mở bảng kê là thấy hoá đơn nào gây ra.

Danh sách báo cáo gom hơn bốn mươi báo cáo thành nhóm, mỗi báo cáo có một dòng mô tả ngay dưới tên. Doanh thu khách hàng bóc theo nhiều chiều như ngày, chi nhánh, nguồn khách, nhóm dịch vụ hay dịch vụ, nên bạn biết kênh nào mang lại doanh thu thật chứ không chỉ lượt quan tâm.

Về công nợ, có báo cáo khách còn nợ, đơn còn nợ, nợ theo điều trị, theo buổi điều trị, theo trả góp và theo sản phẩm. Báo cáo theo khách là danh sách gọi nhắc, còn báo cáo theo trả góp theo dõi các kỳ chưa tất toán. Doanh thu tư vấn và hoa hồng tư vấn có thể dùng để tính lương thưởng, nhưng hai số này ghi nhận ở hai thời điểm khác nhau nên hai số có thể khác nhau.

Với kế toán, phần đáng giá là việc ghi sổ không phải làm tay từng chứng từ. Bạn khai một lần quy tắc định khoản, ví dụ thu tiền ghi Nợ 111, Có 511, rồi các phiếu thu phát sinh hằng ngày tự vào sổ theo đúng quy tắc đó. Nút chạy thử cho xem bút toán sẽ ra trước khi chạy thật, và giao dịch chưa khớp quy tắc nằm trong hàng đợi ngoại lệ chờ xử lý tay.

Cuối kỳ, khoá kỳ kế toán chốt tháng đó để không ai ghi thêm hay sửa chứng từ nữa, nhờ vậy báo cáo in hôm nay và in lại tháng sau vẫn giống nhau. Phòng khám đang ghi sổ trên MISA có mục chuyển đổi: nạp số dư tài khoản và công nợ chi tiết từ file, xem trước rồi mới nhập, sau đó chạy đối chiếu song song hai hệ thống vài kỳ đầu.