Chính sách bảo mật

1. Giới thiệu

Chính sách này giải thích Cluvix Health thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân như thế nào — cả trên website cluvixhealth.com lẫn trong phần mềm quản lý phòng khám Cluvix Health mà phòng khám khách hàng sử dụng.

Cluvix Health đóng hai vai trò khác nhau tuỳ ngữ cảnh: là bên kiểm soát dữ liệu (data controller) đối với thông tin của khách truy cập website và khách hàng đăng ký dịch vụ; là bên xử lý dữ liệu (data processor) đối với dữ liệu bệnh án do phòng khám nhập vào phần mềm — phòng khám vẫn là bên kiểm soát dữ liệu bệnh nhân của chính mình.

2. Dữ liệu thu thập trên website

Form "Gửi yêu cầu tư vấn" trên trang Liên hệ hiện không gửi dữ liệu lên máy chủ của Cluvix Health — khi bạn nhấn gửi, trình duyệt mở sẵn ứng dụng email của chính bạn với nội dung đã điền, và email được gửi trực tiếp từ hộp thư của bạn tới đội ngũ Cluvix Health. Chúng tôi không lưu trữ thông tin bạn nhập vào form trong bất kỳ cơ sở dữ liệu nào cho tới khi email đó được gửi đi.

Khi website tích hợp biểu mẫu gửi trực tiếp qua máy chủ hoặc công cụ phân tích truy cập trong tương lai, chính sách này sẽ được cập nhật để mô tả chính xác dữ liệu thu thập, mục đích và thời gian lưu trữ tương ứng.

3. Dữ liệu xử lý trong phần mềm Cluvix Health

Khi phòng khám đăng ký sử dụng Cluvix Health, hệ thống xử lý các nhóm dữ liệu sau, do phòng khám hoặc nhân viên phòng khám nhập vào:

• Thông tin tài khoản nhân sự phòng khám (họ tên, email, số điện thoại, vai trò)
• Thông tin hành chính khách hàng của phòng khám (họ tên, liên hệ, lịch hẹn)
• Dữ liệu bệnh án điện tử (chẩn đoán, chỉ định, đơn thuốc, kết quả cận lâm sàng) — thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm về sức khoẻ
• Dữ liệu vận hành (kho thuốc, hoá đơn, báo cáo) không gắn trực tiếp với một cá nhân cụ thể

Dữ liệu bệnh án thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của phòng khám. Cluvix Health xử lý dữ liệu này theo chỉ định của phòng khám (bên kiểm soát), không sử dụng cho mục đích riêng của mình ngoài phạm vi vận hành và cải thiện dịch vụ.

Ứng dụng di động Cluvix Health (Android / iOS)

Cluvix Health là ứng dụng di động dành cho nhân viên phòng khám, do CLUVIX SOLUTIONS phát hành. Ứng dụng không cho đăng ký tài khoản — nhân viên đăng nhập bằng tài khoản do phòng khám cấp. Ứng dụng làm việc trên cùng dữ liệu với phần mềm trên web nên toàn bộ chính sách này áp dụng cho ứng dụng; ngoài ra ứng dụng xử lý thêm các dữ liệu sau:

• Vị trí chính xác: chỉ thu thập đúng lúc nhân viên chủ động chấm công bằng GPS, gửi về máy chủ của phòng khám để ghi nhận chấm công. Ứng dụng không thu thập vị trí khi chạy nền.
• Tên và mã định danh mạng Wi-Fi (SSID/BSSID): chỉ thu thập khi nhân viên chủ động chấm công bằng Wi-Fi, để xác nhận nhân viên đang ở phòng khám.
• Camera và ảnh: camera dùng để quét mã QR chấm công của phòng khám (ảnh xử lý ngay trên máy, chỉ gửi nội dung mã) và, nếu nhân viên chọn, để chụp hoặc chọn ảnh đại diện được tải lên hồ sơ của chính họ.
• Mã định danh thiết bị: một mã ngẫu nhiên do ứng dụng tạo khi cài lần đầu, dùng để giới hạn số thiết bị đăng nhập vào một tài khoản; và mã nhận thông báo đẩy, dùng để gửi thông báo công việc (lịch hẹn, nhắc việc). Nội dung thông báo không chứa thông tin bệnh án của người bệnh.
• Mở khoá bằng vân tay / khuôn mặt: do hệ điều hành của thiết bị xử lý hoàn toàn; dữ liệu sinh trắc học không rời khỏi thiết bị và ứng dụng không truy cập được.

Mọi dữ liệu giữa ứng dụng và máy chủ đều được mã hoá khi truyền (HTTPS/TLS). Dữ liệu lưu trên máy để dùng khi mất mạng được lưu trong cơ sở dữ liệu mã hoá và bị xoá khi nhân viên đăng xuất. Ứng dụng không chứa quảng cáo hay bộ công cụ theo dõi của bên thứ ba, và Cluvix Health không chia sẻ dữ liệu từ ứng dụng cho bên thứ ba vì mục đích quảng cáo.

Nhân viên có thể thu hồi quyền vị trí, camera và thông báo bất cứ lúc nào trong cài đặt của thiết bị; khi đó các tính năng liên quan (chấm công GPS, chấm công QR, thông báo) ngừng hoạt động, phần còn lại của ứng dụng vẫn dùng được. Để xoá tài khoản hoặc dữ liệu, nhân viên liên hệ quản trị viên phòng khám hoặc Cluvix Health theo thông tin ở mục Liên hệ bên dưới.

Môi trường dùng thử app.cluvixsolutions.com

Mã phòng khám "app" (app.cluvixsolutions.com) là môi trường thử nghiệm và trình diễn. Tài khoản dùng thử trên môi trường này được cấp cho khách hàng tiềm năng và người duyệt ứng dụng của các cửa hàng ứng dụng để trải nghiệm, đánh giá phần mềm. Môi trường chỉ dành cho dữ liệu mẫu: người dùng không được nhập dữ liệu cá nhân hay dữ liệu sức khoẻ thật của người bệnh. Dữ liệu tại đây có thể được những người dùng thử khác xem và có thể bị thay đổi hoặc xoá bất cứ lúc nào mà không báo trước. CLUVIX SOLUTIONS không chịu trách nhiệm đối với mọi thông tin do người dùng tự nhập vào môi trường dùng thử này.

4. Mục đích và cơ sở xử lý dữ liệu

• Cung cấp và vận hành phần mềm theo hợp đồng dịch vụ đã ký với phòng khám
• Liên hệ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật khi khách hàng chủ động yêu cầu
• Gửi thông báo vận hành (bảo trì, cập nhật tính năng, hoá đơn)
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, bao gồm yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền

5. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

Cluvix Health không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ với các bên xử lý thay mặt Cluvix Health để vận hành dịch vụ, trong phạm vi cần thiết — ví dụ: hạ tầng máy chủ đám mây, cổng thanh toán, đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử, dịch vụ gửi Zalo ZNS/SMS khi phòng khám bật tính năng nhắc lịch qua các kênh này. Các bên này bị ràng buộc nghĩa vụ bảo mật tương đương.

Google Calendar (tuỳ chọn, do từng nhân viên tự bật)

Phần mềm cho phép mỗi nhân viên tự nguyện kết nối tài khoản Google của chính mình để lịch hẹn được đồng bộ sang Google Calendar cá nhân. Tính năng này mặc định TẮT; chỉ hoạt động sau khi nhân viên chủ động cấp quyền trên màn hình xác thực của Google.

Dữ liệu được gửi sang Google: thông tin hành chính của lịch hẹn (thời gian, chi nhánh, dịch vụ) và — tuỳ mức thông tin do chính nhân viên chọn — mã lịch hẹn, tên rút gọn, hoặc họ tên đầy đủ kèm số điện thoại của khách hàng.

Phần mềm KHÔNG gửi bất kỳ dữ liệu bệnh án nào sang Google: không chẩn đoán, mã ICD-10, triệu chứng, chỉ số sinh tồn hay ghi chú nội bộ.

Phạm vi quyền yêu cầu là quyền quản lý sự kiện lịch (calendar.events). Phần mềm chỉ dùng quyền này để tạo, cập nhật và xoá những sự kiện do chính phần mềm tạo ra; không đọc, không sửa, không xoá các sự kiện sẵn có của nhân viên.

Mã truy cập (token) do Google cấp được lưu ở dạng mã hoá. Khi nhân viên bấm Ngắt kết nối, hoặc khi quản trị viên của phòng khám buộc ngắt, các sự kiện mà phần mềm đã tạo sẽ được gỡ khỏi Google Calendar và token bị xoá khỏi hệ thống.

Với phòng khám dùng Google Workspace, quản trị viên của phòng khám có thể bật đồng bộ ở cấp tổ chức thay cho việc từng nhân viên tự kết nối; phạm vi dữ liệu và giới hạn nêu trên không đổi.

6. Bảo mật dữ liệu

• Mã hoá dữ liệu, phân quyền truy cập theo vai trò trong nội bộ phòng khám
• Sao lưu dữ liệu định kỳ
• Bệnh án điện tử xây dựng theo Thông tư 32/2023/TT-BYT của Bộ Y tế
• Hạ tầng vận hành trên nền tảng đám mây đạt chuẩn quốc tế

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu phát hiện sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, Cluvix Health sẽ thông báo cho phòng khám bị ảnh hưởng và, khi pháp luật yêu cầu, cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn quy định.

7. Thời gian lưu trữ

Dữ liệu được lưu trữ trong thời gian hợp đồng dịch vụ còn hiệu lực, cộng thêm thời gian lưu trữ tối thiểu theo quy định pháp luật về hồ sơ bệnh án và kế toán. Khi hợp đồng chấm dứt, phòng khám có thể yêu cầu xuất dữ liệu hoặc xoá dữ liệu theo thoả thuận trong hợp đồng dịch vụ.

8. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền được biết, đồng ý, truy cập, rút lại sự đồng ý, xoá, hạn chế xử lý, và phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình. Với dữ liệu bệnh án do phòng khám quản lý, vui lòng liên hệ trực tiếp phòng khám nơi bạn khám — Cluvix Health hỗ trợ phòng khám thực hiện yêu cầu đó trên hệ thống khi được chỉ định.

9. Cookie

Xem chi tiết tại Chính sách cookie riêng.

10. Thay đổi chính sách

Chính sách này có thể được cập nhật khi sản phẩm hoặc quy định pháp luật thay đổi. Ngày cập nhật gần nhất luôn hiển thị ở đầu trang.

11. Liên hệ

Mọi câu hỏi về chính sách này, vui lòng liên hệ contact@cluvixsolutions.com hoặc hotline 0976 365 284.