Phần mềm quản lý phòng khám Da liễu - Thẩm mỹ

Phòng khám Da liễu - Thẩm mỹ vận hành thế nào

Phòng khám da liễu và thẩm mỹ có một đặc điểm hiếm gặp ở chuyên khoa khác: phần lớn doanh thu đến từ gói dịch vụ bán trước, dùng dần qua nhiều buổi. Một liệu trình laser mười buổi được thanh toán một lần, rồi trừ dần theo từng lần khách tới, và nghĩa vụ của phòng khám kéo dài cho tới buổi cuối cùng. Cùng lúc, kết quả điều trị ở đây nhìn thấy được bằng mắt, nên ảnh trước và sau từng buổi vừa là hồ sơ chuyên môn vừa là cơ sở để nói chuyện với khách khi có tranh luận về hiệu quả. Hai đặc điểm đó tạo ra hai loại rủi ro mà phần mềm khám lẻ không dựng sẵn chỗ để xử: số buổi đã dùng lệch với số buổi đã bán, và ảnh chụp nằm rải trong điện thoại nhân viên. CluvixHealth vào đúng hai chỗ này bằng hồ sơ liệu trình nhiều buổi, lưu ảnh trước và sau theo từng buổi, cùng quản lý gói dịch vụ đã mua, trên nền các phân hệ đặt lịch, bệnh án điện tử, kho vật tư, hoá đơn và chăm sóc khách hàng.

Một ca khám, từ đầu đến cuối

1. Tư vấn và bán gói

   Khách chọn liệu trình, gói được ghi nhận kèm số buổi và giá đã thanh toán. Từ lúc đó, số buổi còn lại là một con số trong hệ thống chứ không phải ghi chú trong sổ.

2. Đặt lịch từng buổi

   Các buổi trong liệu trình đặt trước theo khoảng cách chuyên môn yêu cầu. Khách và phòng khám cùng thấy buổi kế tiếp rơi vào ngày nào, không phải hẹn lại từ đầu mỗi lần.

3. Chụp ảnh trước và sau

   Mỗi buổi lưu ảnh trước và sau vào đúng hồ sơ liệu trình, không nằm trong máy cá nhân của kỹ thuật viên. Cả chuỗi ảnh xếp theo thứ tự buổi nên tiến triển đọc được bằng cách xem liền mạch.

4. Trừ buổi và trừ vật tư

   Buổi vừa làm được trừ khỏi gói, vật tư tiêu hao trừ khỏi kho ngay tại thời điểm đó. Số buổi còn lại và tồn kho cùng cập nhật, không đợi tới kỳ đối soát.

5. Chăm sóc giữa các buổi và sau liệu trình

   Giữa các buổi, hệ thống nhắc lịch và hướng dẫn chăm sóc tại nhà. Hết liệu trình, khách chuyển sang danh sách chăm sóc dài hạn thay vì rơi ra khỏi tầm mắt.

Chỗ thường tắc ở phòng khám Da liễu - Thẩm mỹ

• Số buổi đã dùng lệch với số buổi đã bán

  Khi việc trừ buổi ghi trong sổ hoặc file riêng, sai lệch chỉ lộ ra lúc khách nói còn buổi mà phòng khám nghĩ đã hết. Đó là tranh luận không có bên nào chứng minh được, và thường kết thúc bằng việc phòng khám phải chịu.

  CluvixHealth xử thế nào: Quản lý gói dịch vụ trừ buổi ngay khi buổi đó được thực hiện, nên số buổi còn lại là một con số cả hai bên tra được, không phải trí nhớ của ai.

• Ảnh trước và sau nằm trong điện thoại nhân viên

  Ảnh chụp bằng máy cá nhân thì mất theo người nghỉ việc, và khi cần đối chiếu tiến triển thì phải đi hỏi từng người. Với khiếu nại về hiệu quả, không có ảnh gốc theo buổi là không có cơ sở nói chuyện.

  CluvixHealth xử thế nào: Ảnh trước và sau lưu vào hồ sơ liệu trình theo từng buổi, thuộc về phòng khám chứ không thuộc về thiết bị cá nhân.

• Khách dừng giữa liệu trình rồi không quay lại

  Liệu trình nhiều buổi kéo dài vài tháng. Khách lỡ hai buổi liên tiếp thường ngại quay lại, và phần buổi chưa dùng trở thành nghĩa vụ treo của phòng khám mà không ai theo dõi.

  CluvixHealth xử thế nào: Hồ sơ liệu trình hiện rõ buổi đã làm và buổi còn lại; danh sách khách đang dừng giữa chừng là một danh sách xem được, và chăm sóc khách hàng nhắc lịch qua Zalo trước mỗi buổi.

• Vật tư tiêu hao khó gắn với buổi cụ thể

  Kim, đầu tip, thuốc bôi dùng theo từng buổi nhưng thường chỉ kiểm đếm theo tháng. Khi phát hiện lệch thì không truy được nó lệch ở buổi nào của khách nào.

  CluvixHealth xử thế nào: Kho vật tư trừ theo từng buổi điều trị chứ không theo kỳ kiểm kê, nên chênh lệch gắn được với buổi cụ thể ngay khi phát sinh.

CluvixHealth cho Da liễu - Thẩm mỹ gồm những gì

• Hồ sơ liệu trình nhiều buổi điều trị
• Lưu ảnh trước/sau theo từng buổi
• Quản lý gói dịch vụ đã mua

Ngoài biểu mẫu riêng cho Da liễu - Thẩm mỹ, phòng khám vẫn dùng đầy đủ các tính năng nền tảng — đặt lịch, bệnh án điện tử, kho thuốc, hoá đơn, CRM chăm sóc khách hàng. Xem toàn bộ ở trang Tính năng.