Kho thuốc & vật tư

Nhà thuốc của phòng khám thường có hai nỗi lo thường trực: thuốc hết mà không ai biết, và thuốc còn nhưng đã quá hạn. Với sổ tay hoặc bảng tính, số lượng ghi theo tên thuốc, còn hạn dùng nằm trên vỏ hộp. Hai hộp cùng tên nhưng khác lô nhập lẫn vào nhau, lô cũ bị đẩy xuống cuối kệ và đến lúc phát hiện thì đã phải huỷ. Bảng tính cũng không biết bác sĩ vừa kê gì trong phòng khám, nên số tồn chỉ đúng vào ngày có người ngồi cập nhật.

Mọi hộp thuốc trong kho bắt đầu từ một phiếu nhập kho: hàng về từ nhà cung cấp nào, theo hoá đơn nào, gồm những lô nào và hạn dùng tới đâu. Phiếu đi qua ba trạng thái Chờ duyệt, Đã duyệt và Đã huỷ, và chỉ khi được duyệt hàng mới chính thức cộng vào tồn.

Mỗi phiếu còn ghi kèm lý do nhập: mua từ nhà cung cấp, tồn đầu kỳ khi phòng khám mới dùng phần mềm, hàng trả lại, điều chuyển từ chi nhánh khác, tự sản xuất hoặc pha chế, và nhập khẩu. Nhờ vậy sau này bạn biết lô hàng vào kho bằng đường nào thay vì gộp tất cả thành "nhập kho". Số lô và hạn dùng là hai ô cần điền kỹ, vì mọi cảnh báo và truy vết phía sau chạy trên chúng.

Màn hình Tồn kho trả lời câu "còn thuốc này không?" bằng ba cột đọc cùng nhau: Tổng tồn, Còn hạn và Hết hạn. Một mặt hàng với tổng tồn 2, còn hạn 0, hết hạn 2 nghĩa là kho vẫn có hàng nhưng không bán được hộp nào, cần nhập thêm và xuất huỷ phần đã quá hạn. Cột Chi nhánh cho biết hàng đang nằm ở kho nào.

Bên dưới là màn hình Quản lý lô và hạn dùng: từng dòng là một lô với số lô, số lượng ban đầu, số còn lại và giá nhập. Lô quá hạn được tô đỏ ngay trên dòng nên không phải tự so ngày. Bảng điều khiển của phân hệ Dược đếm lô sắp hết hạn trong 90 ngày và thuốc tồn thấp.

Đơn thuốc bác sĩ kê trong lượt khám hiện ngay ở màn hình Đơn thuốc của nhà thuốc, không cần chép tay hay đọc lại chữ viết. Khi nhân viên bấm Xuất thuốc, phần mềm tự tìm trong các lô còn hàng của từng vị thuốc và trừ vào lô gần hết hạn trước. Một lô không đủ số lượng thì lấy tiếp từ lô kế tiếp theo thứ tự hạn dùng cho tới khi đủ số lượng kê. Nhà thuốc không phải nhớ lô nào cần bán trước.

Cùng một đơn xem được từ phân hệ Dược, từ Bệnh án điện tử và trong hồ sơ từng khách hàng, cập nhật đồng thời ở cả ba nơi. Đơn đã xuất thuốc không xóa được nữa, chỉ còn hủy.

Không phải ai đến quầy thuốc cũng vừa khám xong. Với khách mua trực tiếp, nhân viên dùng màn hình Bán thuốc lẻ: nhập khách, số điện thoại và chi nhánh, thêm thuốc và liều dùng, có thể lấy nhanh từ đơn thuốc mẫu, rồi lưu và in luôn tờ hướng dẫn. Thuốc bán ra trừ thẳng vào tồn theo đúng lô.

Nếu giỏ có thuốc thuộc nhóm phải kê đơn, phần mềm mở thêm khối Căn cứ đơn và bắt khai thuốc bán ra dựa trên đơn nào: mã đơn thuốc quốc gia, hoặc đơn giấy từ cơ sở khác kèm nơi kê và người kê. Ngày kê đơn phải nằm trong 5 ngày tính đến ngày bán, quá hạn thì phần mềm không cho lưu.

Phiếu xuất kho phân năm loại: Huỷ cho thuốc hết hạn hoặc hỏng, Chuyển kho sang chi nhánh khác, Trả nhà cung cấp, Điều chỉnh sau kiểm kê và Khác. Phiếu cần được duyệt thì mới trừ tồn. Phân loại đúng từ đầu giúp báo cáo thuốc trả và huỷ cuối kỳ phản ánh đúng chuyện đã xảy ra.

Kiểm kê là lúc đếm lại thật rồi ghi vào phần mềm. Bạn chọn chi nhánh, phần mềm tải danh sách thuốc của kho đó, nhân viên gõ số thực tế theo từng thuốc và từng lô, còn số hệ thống và chênh lệch được điền và tính tự động. Phiếu ghi rõ ai kiểm, ai duyệt và lý do kiểm kê. Muốn khớp lại tồn thì lập phiếu xuất loại Điều chỉnh với đúng phần chênh, vừa sửa được số vừa lưu dấu vết lý do.

Khi bảng điều khiển báo có mặt hàng tồn thấp, việc tiếp theo là lập đơn đặt hàng: nhà cung cấp, ngày dự kiến giao, từng dòng thuốc với giá nhập và hạn dùng. Đơn đi qua Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã nhập kho và Đã huỷ, nên nhìn cột trạng thái là biết đơn nào còn chờ hàng về.

Báo cáo của phân hệ chia theo ba nhu cầu: kho (xuất nhập tồn, tồn thấp, theo dõi theo lô), kinh doanh (doanh thu, thuốc bán chạy, lợi nhuận) và sổ sách theo quy định, gồm sổ kiểm nhập thuốc, sổ xuất và bán thuốc. Với thuốc thuộc danh mục gây nghiện, hướng thần, mọi lần nhập, xuất, điều chỉnh hay tiêu huỷ được ghi lại: ai thực hiện, lúc nào, bao nhiêu, thuộc lô nào, liên quan người bệnh và bác sĩ nào. Nhật ký này không sửa hay xoá được, phục vụ đối chiếu khi cơ quan quản lý dược kiểm tra.

Găng tay, kim tiêm, vật liệu nha khoa và bông băng nằm ở phân hệ Kho & Vật tư, tách khỏi kho thuốc. Phiếu nhập có mã lô và hạn sử dụng, phiếu xuất ghi vật tư đã dùng cho người bệnh với ba con số: số lấy ra, số trả lại và số thực dùng. Chênh lệch giữa số lấy ra và số thực dùng cho biết mức hao hụt của từng loại. Tồn kho hiện tại tách phần đã giữ chỗ khỏi phần lấy được.

Giữ chỗ vật tư khoá sẵn phần cần cho ca điều trị đã hẹn, và có thể bật tự động chọn lô theo FEFO, tức dùng trước lô sắp hết hạn trước. Thiếu ở chi nhánh này còn ở chi nhánh kia thì lập phiếu chuyển kho, có trạng thái Đang vận chuyển nên hàng không biến mất giữa đường. Khi nhà sản xuất thông báo thu hồi, phiếu thu hồi lọc theo mã lô để biết còn bao nhiêu. Sổ kho (Kardex) cho thấy đường đi nhập, xuất, tồn của từng vật tư.

Phần mềm kho đứng riêng thường buộc bạn nhập lại đơn bác sĩ kê để trừ kho. Ở Cluvix Health, đơn thuốc kê trong bệnh án chính là đơn nhà thuốc xuất, kho trừ theo lô ngay khi xuất, và hồ sơ khách hàng xem lại được cùng đơn đó. Phiếu cần duyệt mới đổi tồn, và mỗi lần đổi tồn có lý do kèm tên người làm.

Module dành cho dược sĩ, nhân viên quầy thuốc, thủ kho, điều dưỡng và chủ phòng khám. Nếu phòng khám bạn chỉ có vài loại thuốc dùng ít, một cuốn sổ có thể đã đủ; hệ thống có giá trị khi có nhiều lô, nhiều chi nhánh hoặc cần sổ sách để đối chiếu.